La modernización de los Libros Societarios

A fines del 2019 fue aprobado por el Poder Ejecutivo un nuevo Decreto relativo a la autorización del empleo de documentos electrónicos o digitales como medio de reemplazo de algunos de los libros societarios previstos por el Código de Comercio, en particular los Libros Diario e Inventario. En esta entrega analizaremos los diferentes aspectos del Decreto en cuestión. 

Por: Dra. Giorgina Galante (*)

Como consecuencia de los grandes avances tecnológicos de los últimos tiempos, el 13 de diciembre del año pasado fue aprobado por el Poder Ejecutivo el Decreto N° 384/019. Ahora bien, ¿sobre qué trata? El mismo autoriza el empleo de documentos electrónicos o digitales por parte de los comerciantes como medio de reemplazo del Libro Diario e Inventario exigidos por el Código de Comercio.  Como antecedente podemos mencionar que en el año 1991 se autorizó por medio del Decreto N° 540/991 el remplazo de los libros Diario e Inventario previstos en el artículo 55 del Código de Comercio pero en este caso por hojas móviles pre o post numeradas correlativamente, así como el empleo de fichas microfilmadas que contienen esas hojas móviles. No obstante, la utilización masiva de los medios informáticos y dispositivos electrónicos para el procesamiento y las transacciones de comercio resultaron en la necesidad de establecer en nuestro país un medio de reemplazo para los libros previstos en el artículo 55 del Código de Comercio.  Este artículo prevé que los libros que los comerciantes deben tener indispensablemente son:

1. el Libro Diario;
2. el Libro Inventario y
3. el Copiador de Cartas.

Cabe destacar que el artículo 91 de la Ley 16.060 habilita la posibilidad de autorizar vía reglamentación  el empleo de los documentos electrónicos o digitales como medio de remplazo de los libros obligatorios de los comerciantes.  En este sentido, es que el artículo 1 del Decreto se establece: “Autorizase el empleo de documentos electrónicos o digitales debidamente intervenidos por una firma electrónica avanzada, como medio de reemplazo de los Libros Diario e Inventario previstos por el artículo 55 del Código de Comercio”. Esta nueva posibilidad establecida en el Decreto responde a la necesidad de actualizar los medios admitidos para el mantenimiento y conservación de los libros de comercio, incorporando en la dinámica los nuevos mecanismos tecnológicos y con ello recorriendo el camino hacia la digitalización de los documentos societarios. La implementación de los medios electrónicos busca no solo asegurar la eficacia probatoria y los demás efectos legales de la teneduría regular de libros de conformidad con las leyes en materia comercial, sino también la disminución del uso de medios impresos a los efectos de contribuir con el desarrollo sostenible. En este sentido, cabe destacar  que el Decreto establece como requisito indispensable que el documento electrónico o digital que remplace los Libros Diario e Inventario se encuentren debidamente intervenidos por una firma electrónica avanzada.  Ahora bien, los documentos electrónicos o digitales y la firma electrónica avanzada incorporada en ellos, deben cumplir con las disposiciones de la Ley N° 18.600 del 21 de setiembre de 2009. Dicha Ley, relativa al Documento Electrónico y Firma Electrónica reconoce la admisibilidad, validez y eficacia jurídica de los documentos electrónicos, debidamente intervenidos por una firma de este tipo. Según determina la normativa, los documentos electrónicos tienen el mismo valor y efecto jurídico que los documentos escritos, salvo en aquellos casos en que se encuentre expresamente consagrada una excepción. Incluso se establece que la firma electrónica avanzada tendrá idéntica validez y eficacia que la firma autógrafa consignada en documento público o en documento privado con firmas certificadas, siempre que esté debidamente autenticada por claves u otros procedimientos. Por tanto, el documento electrónico suscripto con firma electrónica avanzada tendrá idéntico valor probatorio que el documento público o documento privado con firmas certificadas en soporte papel.  Ahora bien, ¿qué se entiende por firma electrónica avanzada? Según la Ley N°18.600 los requisitos que deben cumplirse para estar ante una firma que pueda catalogarse como “firma electrónica avanzada” son:

1. requerir información de exclusivo conocimiento del firmante, permitiendo su identificación unívoca; 
2. ser creada por medios que el firmante pueda mantener bajo su exclusivo control; 
3. ser susceptible de verificación por terceros; 
4. estar vinculada a un documento electrónico de tal modo que cualquier alteración subsiguiente en el mismo sea descartable; y 

haber sido creada utilizando un dispositivo de creación de firma técnicamente segura y confiable y estar basada en un certificado reconocido valido al momento de la firma.    Consideraciones finales Nuestro país viene transitando el camino hacia la modernización, debido a que se ha tomado conciencia de la necesidad de acompasar la legislación a los nuevos desarrollos tecnológicos para poder llevar a cabo el comercio de forma menos burocrática y con mayor flexibilidad. Ello no solo se ha visualizado en la implementación de los documentos electrónicos o digitales como medio de reemplazo de los libros en soporte papel, sino que también se observa en la implementación de las firmas electrónicas, la viabilizarían de que varios trámites ante organismos gubernamentales se realicen mediante plataformas digitales, así como ante la viabilidad de crear tipos societarios como las Sociedades Anónimas Simplificadas mediante mecanismos electrónicos. Los primeros pasos ya se están dando, corresponde ahora afianzar en ellos y seguir profundizando el cambio de matriz y la flexibilización de la burocratización.